Guía para organizar eventos virtuales en YouTube.

En este momento particular, en que la forma de hacer negocios se ha transformado, cada vez más empresas se ven obligadas a reconsiderar su estrategia de eventos.

Las posibilidades que la tecnología nos brinda actualmente hacen que los eventos digitales, ya sea on demand o transmisión en vivo, sean una opción fácilmente disponible. Si has decidido organizar eventos virtuales, a continuación encontrarás una guía descargable que puedes usar para hacer videos y organizar eventos en YouTube. También podrás acceder a links con muchos más recursos y tutoriales en video.

Con el correr de los días, se cancelan o posponen cada vez más eventos, relacionados con los negocios o con otros temas. En este mercado cambiante, una pregunta que recibimos con cada vez más frecuencia de parte de nuestros clientes y socios de todo el mundo es la siguiente: «¿Cómo podemos realizar eventos digitales?». Incluso en nuestro propio equipo de marketing, es algo que nos preguntamos al evaluar nuestro enfoque respecto de conferencias y reuniones y cómo nos vinculamos con nuestros clientes y usuarios.

Incluso en nuestro propio equipo de marketing, es algo que nos preguntamos al evaluar nuestro enfoque respecto de momentos clave del sector, conferencias y reuniones con los clientes.

De repente, cambió drásticamente la forma tradicional de hacer negocios. Y los equipos de marketing de eventos de todo el mundo se ven forzados a reevaluar todo. Organizar «eventos digitales» parece ser la mejor respuesta para afrontar la realidad colectiva actual, pero eso no significa que siempre sea la opción correcta.

A continuación, ofrecemos tres aspectos que nuestros equipos están teniendo en cuenta al replantear los planes de eventos.

1. Revisa el brief de tu evento virtual: no todo se puede trasladar correctamente a lo virtual.

Que sea posible organizar un evento virtual no necesariamente significa que esta opción sea la más recomendable. A fin de cuentas, lo importante son los objetivos originales del evento: por eso, redactar un nuevo brief ayudará a tu equipo a concentrarse en el objetivo principal. Si el objetivo del evento era mostrar contenido nuevo o hacer anuncios, una transmisión en vivo o un video on demand podrían ser opciones adecuadas. Sin embargo, ten en cuenta cómo se consumiría ese contenido ahora y asegúrate de que la longitud y el formato sean adecuados para tu público. Si el evento tenía un propósito más orientado a las relaciones personales, es posible que un evento virtual unilateral no sea adecuado.

Piensa en tus objetivos y considerar alternativas. Tal vez descubras que tus iniciativas dan mejores resultados si adoptas un enfoque distinto.

Que sea posible organizar un evento digital no necesariamente significa que esta opción sea la más recomendable.

2. Evita la sobrecarga de transmisiones en vivo.

«Hagamos una transmisión en vivo por YouTube» es una frase que últimamente se dice muy a menudo, y estoy segura de que esto también sucede fuera de las paredes de esta habitación. Las transmisiones en vivo ganaron legítimamente su lugar como forma de ampliar el alcance de las reuniones presenciales. Pero el hecho de que decidas llevar a cabo un evento digital, no significa que debas hacerlo en vivo. Esto es especialmente cierto en un mundo donde cada vez más personas trabajan de forma remota, muchas veces con niños, mascotas y seres queridos alrededor. Las distracciones son muy habituales.

Considera si tu evento digital realmente motivará a los espectadores para que lo miren en un momento determinado. Si existe un motivo real para que las personas sintonicen el evento en ese momento exacto (por ejemplo, si hay anuncios importantes sobre productos o actualizaciones oportunas, de modo que es fundamental que todas las personas se enteren al mismo tiempo), es posible que lo mejor sea hacerlo en vivo. Sin embargo, una alternativa recomendable podría ser crear videos on demand, que ofrezcan un acceso fácil y la posibilidad de mirarlos cuando sea más cómodo para cada persona.

Recuerda que es probable que no haya público presente durante la grabación. Las transmisiones en vivo se suelen realizar frente a un público presencial y los oradores exponen el contenido para una sala llena de personas. No subestimes la energía que aporta el público durante una transmisión en vivo. Incluso los programas de medianoche usan público en el estudio para aumentar la energía y, dado que muchos de ellos se están grabando sin público en vivo en este momento, deben adaptar su enfoque habitual. Es posible que los videos on demand, en los que el contenido se expone directamente a la cámara, sean la opción más adecuada para tu evento.

Una alternativa recomendable podría ser crear videos on demand, que ofrezcan un acceso fácil y la posibilidad de mirarlos cuando sea más cómodo para cada persona.

3. Considera utilizar otros medios para publicar el contenido.

El hecho de que un evento se haya planeado no significa que tiene que transformarse en un evento digital. Esto se debe, especialmente, al hecho de que puede resultar difícil, o incluso imposible, trasladar al formato virtual los elementos de producción que conforman un evento de alta calidad, como la iluminación, el sonido y la escenografía.

Evalúa el contenido que planeabas exponer en tu evento y piensa en cómo puedes transmitirlo mediante otros canales y formatos. No olvides los canales propios de tu marca: tu sitio web, los canales de marketing por correo electrónico, los blogs y los perfiles de redes sociales. Por ejemplo, uno de nuestros equipos está considerando tomar el contenido que se iba a exponer en el escenario y, en su lugar, producir un video animado basado en texto que se pueda transmitir a gran escala mediante nuestros canales de marketing de contenido.

Evalúa el contenido que planeabas exponer en tu evento y piensa en cómo puedes transmitirlo mediante otros canales y formatos.

El futuro del marketing de eventos virtuales.

Sin duda, este momento nos dejará lecciones sobre la eficiencia del trabajo remoto y probablemente nos haga reevaluar la cantidad de veces que nos subimos a un avión o un tren para asistir a una reunión profesional una vez que podamos volver a hacerlo. Esto es positivo. Sin embargo, creo que, con el tiempo, los eventos presenciales volverán a instalarse, aunque con una capacidad un poco distinta. Después de trabajar desde casa durante un tiempo corto (especialmente en comparación con mis colegas de la región Asia-Pacífico), tengo la sensación de que los eventos presenciales serán más importantes que nunca una vez que el mundo pueda volver a moverse libremente.

En esencia, los eventos profesionales son experiencias que nos recuerdan que somos seres humanos que aportamos nuestras personalidades y talentos únicos con el objetivo de hacer crecer la empresa cada día. Pero, hasta que podamos restablecer los eventos, estoy ansiosa por ver cómo los replanteamos para la situación actual.