Herramientas ofimáticas

Herramientas ofimáticas: definición y tipologías.

¿Qué son las herramientas ofimáticas?

Las herramientas ofimáticas son el conjunto de aplicaciones informáticas que nos permite trabajar digitalmente, crear, modificar, recopilar, almacenar, organizar y distribuir información.

Estas herramientas se presentan en paquetes de programas o suites. Las más utilizadas son Microsoft Office, Google Drive, iWork (la suite de Apple), Openoffice y Libreoffice (soluciones open source).

Generalmente estas suites suelen incluir programas como:

  • Procesadores de texto.
  • Hojas de cálculo.
  • Programas para presentaciones.
  • Gestores de bases de datos.

Procesadores de texto.

Son aplicaciones informáticas que permiten crear, editar e imprimir documentos de texto. Permiten aplicar diferentes formatos, tipos de letra, insertar imágenes, diagramas, tablas, hipervínculos, etc.

Algunos disponen de plantillas para facilitar la creación de diferentes materiales como cartas, informes, folletos, manuales, tarjetas, agendas, calendarios, diagramas, etc. También permiten hacer anotaciones y controlar los cambios de un texto.

Aunque estas herramientas estaban originalmente pensadas para la impresión en papel, han ido incluyendo más funciones como el diseño de páginas web, inclusión de animaciones, audio, etc.

  • Microsoft Office: Microsoft Word
  • Google Drive: Documentos
  • iWork: Pages
  • Openoffice y Libreoffice: Writer

Programas para presentaciones.

Son aplicaciones pensadas para exponer información a través de una sucesión de diapositivas donde se combina texto e imagen. También permiten añadir sonido, vídeo, hipervínculos y efectos de animación.

Las plantillas permiten aplicar diferentes estilos y temas a las diapositivas. Habitualmente se utilizan como apoyo visual en charlas y presentaciones, en formación, para presentar informes y datos, etc.

  • Microsoft Office: Power Point
  • Google Drive: Presentaciones
  • iWork: Keynote
  • Openoffice y Libreoffice: Impress

Hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite organizar y realizar cálculos sobre datos numéricos y alfanuméricos. Estos datos se disponen en tablas compuestas por celdas y pueden relacionarse mediante fórmulas.

Las hojas de cálculo son útiles para calcular y presentar presupuestos, hacer libros de contabilidad, controlar cuentas bancarias, elaboración de facturas, gestionar las tareas de un proyecto, etc.

  • Microsoft Office: Excel
  • Google Drive: Hojas de cálculo
  • iWork: Numbers
  • Openoffice y Libreoffice: Calc

Gestores de bases de datos.

Un gestor de bases de datos en un sistema un permite recopilar, organizar y manejar información a través de consultas e informes.

En ocasiones las bases de datos comienzan como una lista en una página de un procesador de textos o una hoja de cálculo. Conforme va creciendo la lista y se van cruzando datos, es fácil que comiencen a aparecer redundancias e inconsistencias.

Cuando esto sucede, una buena idea es transferir estos datos a un sistema de administración de bases de datos que nos permita depurar la información, hacer búsquedas más precisas, extraer informes, incorporar y modificar información mediante formularios, etc.

  • Microsoft Office: Access
  • Openoffice y Libreoffice: Base

Ofimática en la nube: Google Drive, Office Online y Collabora Online.

Aplicaciones ofimáticas en la nube

La ofimática en la nube se refiere a las suites que podemos utilizar directamente desde el navegador, sin necesidad de instalarlas.

Estas suites frecuentemente vienen acompañadas de un servicio de almacenamiento online a través de planes gratuitos o de pago.

Las ventajas que aporta:

  • Accesibilidad: disponibles desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
  • Sincronización: los documentos siempre están sincronizados en todos los dispositivos que utilicemos.
  • Colaboración: permite trabajar de forma colaborativa entre usuarios.
  • No requiere instalación.
  • Presentan bastantes funcionalidades gratuitas.

Google Drive

PLK - Pablo Lopez KazelianGoogle Drive es un servicio de alojamiento que nos permite guardar hasta 15 GB de espacio gratuito de forma segura, así como abrir, compartir y editar archivos desde Web, Android, iPhone o iPad.

Admite una amplia gama de formatos para archivos de audio, imagen, vídeo, archivos comprimidos, archivos de Adobe y de Microsoft.

Permite trabajar con archivos de Microsoft Office convirtiéndolos en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google.

Accediendo desde https://drive.google.com, Google Drive permite:

  • Crear y guardar documentos: Si queremos crear un documento, hoja de cálculo o una presentación, desde el menú de la izquierda pulsaremos en Nuevo y elegiremos el tipo de archivo que queramos crear. Cuando trabajes con conexión, tus documentos se guardarán a medida que escribes sin necesidad de pulsar Guardar.
  • Trabajar sin conexión: Para trabajar sin conexión necesitas instalar la aplicación Copia de seguridad y sincronización en tu equipo y activar el acceso sin conexión. Para ello deberemos instalar y habilitar la extensión de Chrome de Documentos de Google sin conexión. Desde Configuración de Drive deberás marcar la casilla Sincronizar los archivos de Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google con este ordenador para editarlos sin conexión.
  • Organizar y ordenar archivos: Puedes crear carpetas que te permitirán encontrar y compartir tus archivos con otros usuarios fácilmente. Desde el menú de la izquierda pulsa Nuevo y selecciona Carpeta. Mover un archivo a una carpeta es tan sencillo como arrástralo directamente hasta la carpeta que queramos.
  • Subir y descargar archivos y carpetas: Si queremos subir un archivo o carpeta, podemos abrir o crear una carpeta, y arrastrarlo allí directamente. Para descargarlo, pulsaremos con el botón derecho y seleccionaremos Descargar. También podemos subir archivos en carpetas que nos hayan compartido otros usuarios. Ten en cuenta que estos archivos ocupan espacio en tu Drive.
  • Compartir con otros usuarios: Puedes compartir archivos o carpetas con otros usuarios y controlar permisos para editar, comentar o solo ver. Para ello pulsa sobre el archivo en cuestión y selecciona Compartir. A continuación deberás indicar los correos de las personas a las que queremos compartirles el archivo, y seleccionar los permisos correspondientes para cada uno. Para compartir más de un archivo mantendremos pulsada la tecla de mayúsculas y realizaremos la selección.
  • Copiar archivos: Si queremos copiar un archivo o carpeta, deberemos pulsar sobre él con el botón derecho y seleccionar Hacer una copia. Para copiar los comentarios de un documento debes abrir el archivo y en el menú pulsar Crear una copia y a continuación marcar la casilla Copiar los comentarios y sugerencias.
  • Colaborar simultáneamente: Google Drive te permite trabajar en tiempo real con otros usuarios en un mismo archivo. El lector de pantalla te avisa cuando otros usuarios entran y salen del archivo. Además puedes añadir comentarios para hacer preguntas, insertar anotaciones, resaltar cambios o chatear con los otros colaboradores.
  • Convertir archivos: Google Drive admite una amplia gama de formatos para archivos de audio, imagen, vídeo, archivos comprimidos, archivos de Adobe y de Microsoft. Puedes trabajar con archivos de Microsoft Office convirtiéndolos en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google.

Para modificar un archivo de Office, puedes editarlo con el Modo de compatibilidad con Office (OCM) o convertirlo al formato de Documentos de Google. Para ello debes pulsar con el botón derecho sobre el archivo de Microsoft, pulsar Abrir con y seleccionar Documentos de Google.

Office Online y Office 365.

PLK - Pablo Lopez KazelianOffice Online es la suite de Microsoft que permite utilizar a través del navegador, versiones gratuitas de Microsoft Word, PowerPoint, Excel, OneNote y Outlook, con 5 GB de almacenamiento gratuito a través de OneDrive.

Office 365 es una solución que ofrece la versión completa del paquete Microsoft Office siempre actualizado y disponible en la nube, a través de pagos mensuales o anuales.

Desde 2016, Microsoft ha añadido a las aplicaciones tradicionales del paquete office, las siguientes:

  • Microsoft Teams: Permite crear un espacio de trabajo para un grupo de usuarios donde pueden compartir y trabajar con las herramientas de Office 365. Pueden comunicarse a través de un chat y organizar reuniones con Skype.
  • Microsoft Power Apps: Permite crear y compartir aplicaciones propias para que sean usadas en cualquier dispositivo. Ofrece una gran selección de plantillas. Permite fácilmente conectar la aplicación a datos y usar expresiones similares a Excel para agregar lógica fácilmente.
  • Sway: Es una aplicación para crear documentos y presentaciones con gran atractivo visual, de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo. Permite compartir las presentaciones creando un enlace con el que cualquier usuario puede acceder.
  • OneNote: Es un cuaderno digital que permite crear diferentes cuadernos organizados en secciones y páginas. Incluye un sencillo sistema de navegación y búsqueda y permite compartir y colaborar. Permite dibujar usando un lápiz, insertar vídeos y notas de audio, y añadir etiquetas.
  • Office Delve: Es una aplicación para conectar y colaborar con otros usuarios y para buscar y organizar información y contenido dentro del entorno de Office 365.

Collabora Online – LibreOffice.

PLK - Pablo Lopez KazelianCollabora Online es una solución en la nube basada en LibreOffice, que se puede ajustar a las infraestructuras de las organizaciones, permitiendo la edición colaborativa de la mayoría de los formatos de procesadores de texto, presentaciones y hojas de cálculo.

Aunque LibreOffice es un software por el que no es necesario pagar licencias, Collabora Online sí cobra por el servicio de hosting y consultoría.

Utiliza una interfaz de usuario simplificada, no obstante permite ver los documentos con el mismo aspecto que tienen en LibreOffice de escritorio.

Principales funcionalidades :

  • Ver y editar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, etc.
  • Edición colaborativa.
  • Interfaz personalizable.
  • Soporte con actualizaciones de seguridad.
  • 100% funcional desde cualquier cualquier navegador actual.

Amplio soporte de documentos:

  • Documentos de texto (docx, doc, odt, pdf …).
  • Hojas de cálculo (xlsx, xls, ODS, …).
  • Presentaciones (pptx, ppt, ODP, …).

Ofimática libre: Openoffice y Libreoffice

Software libre y código abierto

Aunque los términos software libre y código abierto persiguen el objetivo común de dar mayor libertad y transparencia al mundo del software, difieren en sus maneras de llevarlo a cabo:

  • Software libre se fundamenta en el respeto a la libertad que los usuarios tienen de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Respeta las libertades esenciales del usuario definidas por la Free Software Foundation. Software libre no es sinónimo de gratuito, de hecho permite hacer usos comerciales. Aunque es siempre de código abierto, no todo el software de código abierto es libre.
  • Código abierto es un modelo de desarrollo basado en la colaboración abierta pero más enfocado a los beneficios prácticos (el acceso al código) que en cuestiones éticas. Aunque casi todo el software de código abierto es software libre, el código abierto sostiene criterios menos estrictos. Todos los productos desarrollados en Software Libre así como sus derivados siempre deben ser libres, a diferencia de Open Source.

Openoffice.

PLK - Pablo Lopez KazelianOpenOffice es una suite ofimática de código abierto y software libre, que incluye las siguientes aplicaciones:

  • Writer: Un procesador de textos similar a Microsoft Word, que permite exportar a PDF y HTML, así como crear páginas web.
  • Calc: Una hoja de cálculo similar a Excel aunque incluye algunas características que no tiene Excel cómo definir gráficas automáticamente.
  • Math: Una aplicación para crear y editar fórmulas matemáticas.
  • Impress: Es un programa de presentaciones que permite exportar a SWF, crea PDFs y es compatible con los archivos PPT de Powerpoint.
  • Draw: Es una aplicación de diseño vectorial.
  • Base: Un gestor de base de datos similar a Access.

Libreoffice.

PLK - Pablo Lopez KazelianVarios desarrolladores independientes de Sun Microsystems crean LibreOffice a partir del código original de OpenOffice.

LibreOffice por tanto es muy similar a OpenOffice, pero sus principales diferencias están en el interior. En LibreOffice se ha reescrito el código casi por completo ofreciendo mejor rendimiento y estabilidad. Además LibreOffice actualiza mucho más que OpenOffice, publicando parches de seguridad más rápidamente cuando surgen vulnerabilidades.

LibreOffice proporciona una interfaz de usuario denominado MUFFIN (acrónimo de My User Friendly & Flexible Interface), basado en pestañas.

Aplicaciones de presentaciones en la nube: Prezi y Sway.

Cada vez existen más herramientas digitales como opciones para realizar presentaciones en la nube. Es verdad que el tradicional PowerPoint sigue siendo una de las más utilizadas.

La especialización por funcionalidad ha generado la irrupción de otras muchas, siendo el usuario final el que decide cual es la que más se adecua a sus necesidades.

A continuación vamos a profundizar en dos de ellas Prezi y Microsoft Sway fundamentalmente porque Prezi trabaja en un formato de presentación diferente orientado a comunicar de manera más significativa, bajo el concepto de difusión del contenido y enriquecimiento al compartirla y generar valor.

Por su parte, Microsoft Sway evoluciona a realizar presentaciones o vídeos en línea, pensados para publicarse en web con todas las características adaptadas a dicho entorno.

Además está conectada con todas las aplicaciones del paquete office de Microsoft, lo que te permite importar tus documentos de Word o PowerPoint para personalizarlos en esta aplicación.

Prezi.

PLK - Pablo Lopez KazelianPrezi es una herramienta para crear presentaciones en la nube, aunque también cuenta con aplicaciones offline para Windows y macOS.

Uno de sus elementos más distintivos es un potente efecto zoom sin pérdida de resolución y su interfaz gráfica tipo drag & drop que permite organizar la información arrastrando y soltando objetos sobre un lienzo. Los usuarios definen el tamaño y la posición de todos los objetos de la presentación y cómo se desplazarán.

Prezi cuenta con una versión gratuita con opciones limitadas pero completamente funcional.

Para empezar:

  • Crear la cuenta.
  • Pulsar Nuevo Prezi → Nueva presentación → Iniciar Prezi → Tipo de marco (círculo, rectángulo, invisible).

Para crear contenido:

  • Insertar texto: Pulsar en Clic para agregar texto y elegiremos fuente, color, tamaño y alineación.
  • Marcos: Para agregar más marcos pulsaremos el símbolo “+” en la parte superior izquierda. Podemos ir añadiendo marcos para crear una secuencia y editar el orden de los marcos.
  • Diseños predefinidos: Podemos insertar diagramas (plantillas) y rutas predefinidas.
  • Insertar imágenes: Nos dan tres opciones de inserción (desde el equipo, imágenes recomendadas o buscarlas en Internet).
  • Insertar símbolos y formas. Tenemos diferentes opciones de figuras que podemos insertar.
  • Insertar vídeos y otros recursos: Prezi permite insertar vídeos desde YouTube o desde archivo. Además permite otros recursos como música, o presentaciones en PowerPoint.
  • Descargar la presentación: Podemos descargarla en PDF o como presentación offline.
  • Compartir Prezi: Podemos agregar usuarios a nuestra presentación como observadores o editores o compartir a través de un enlace.

Microsoft Sway.

PLK - Pablo Lopez KazelianMicrosoft Sway, la aplicación web de Office que nos permite crear documentos y presentaciones de manera rápida desde cualquier dispositivo. Podemos utilizarlo para crear y compartir informes interactivos, presentaciones, boletines, artículos, historias personales, etc.

¿Cómo usar Sway?

Empezaremos por escribir el guión. Este se organiza secuencialmente agregando tarjetas, cada una de ellas con el tipo de contenido que se elija.

Primero pulsaremos en Crear una nueva presentación. En la parte superior de la interfaz, veremos una barra con diferentes opciones:

  • Insertar: Nos permite incorporar imágenes, vídeos, etc.
  • Tarjetas: Permite añadir secciones como encabezados, textos, gráficos, etc.
  • Diseño: Dispone de plantillas.
  • Navegación: Aquí se define cómo será la navegación a la hora de ver la presentación.

Por Pablo López Kazelian by Google

 

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